מדריך למנהלי פרויקטים לניהול פרויקטים מרחוק ביעילות

עבודה ב-IT היא נהדרת. יש הזדמנויות קריירה רבות, והשכר סביר. יתרה מכך, אם יש לך גישה לאינטרנט, עבודה מרחוק מאפשרת לך לעבוד מכל מקום: בית עץ נעים בהרים, סירה לחוף הכרתי או חוף בהוואי…

ברוכים הבאים הביתה – מאחורי הקלעים של ניהול פרויקטים מרחוק

וכך, אני כותב לכם כשאני תקוע בדירתי בעוד הסגר הקשור ל-Covid-19 נכנס לשבוע ה-8. האם זה כיף? לא בהכרח. האם אני מתלונן? לא.

ובכן... אולי לפעמים. אבל אז אני מזכיר לעצמי במהירות שאני אחד הברי מזל. יש לי עבודה, החברה שלי עברה לעבודה מהבית באופן מיידי וללא כל סיבוכים, ולכל אחד מחברי הצוות יש ניסיון בעבודה מרחוק. השבוע הראשון היה מגניב, השני – קצת מאתגר, אבל בקרוב יהיו חודשיים, וזה, יש לומר, חיה מסוג אחר לגמרי.

אני בהחלט מבין שעבור חלק מכם זו עשויה להיות המציאות היומיומית, אך עבור רובנו, עבודה של כל הצוות מרחוק היא משהו שהיינו צריכים להסתגל אליו. כמנהל פרויקט, היה זה תפקידי לוודא שהצוות לא מוריד את הפרודוקטיביות ושאנחנו שומרים על קשר. מכיוון שזהו מסע שהשלמנו בהצלחה, ברצוני לשתף כיצד הצלחנו להישאר במסלול עם הפרויקט תוך התמודדות עם האתגר החדש של אי-שיתוף סביבת עבודה.

שימו לב שמאמר זה הוא חלק 1 בסדרה ארוכה יותר על ניהול פרויקטים מרחוק שאפרסם בבלוג של Spyrosoft.

עבודה מהבית היא – ניחשתם נכון – בבית. אבל עדיין, זה משרד

הדבר הראשון שתוכלו לעשות כדי להגביר את הפרודוקטיביות שלכם בעבודה מהבית הוא להסדיר את סביבת העבודה. נסו להרחיק גורמים מסיחי דעת מטווח הראייה שלכם (הסחות דעת זה רע, נכון?), לסגור את הרשתות החברתיות, לכבות את הטלוויזיה ולסדר את השולחן. זה נשמע פשוט מאוד, אך לעתים קרובות שוכחים שיצירת מרחב המקושר אך ורק לעבודה היא חיונית אם רוצים להימנע מבעיות בריכוז ולהפריד בין זמן העבודה לזמן הפנוי.

״האם זה החיים האמיתיים? או שזה רק פנטזיה?״ כלומר, איזון בין עבודה לחיים

אני לא יודע לגביכם, אבל שמתי לב שמשיחלתי את הפעילויות היומיות שלי במטלות בית. ואז, בסוף היום, הייתי מבין שאני עדיין צריך לעבוד קצת יותר כדי להשלים את יום העבודה שלי בן 8 השעות. כך, בימים הראשונים, נשארתי קשור למחשב שלי משמונה בבוקר עד שמונה בערב, והזמן הפנוי שלי הפך לפנטזיה.

איך התמודדתי עם זה?

כעת אני יודע דבר אחד בוודאות. חשוב להציב גבולות בין החיים הפרטיים לחיים העסקיים כדי להיות פרודוקטיבי בזמן העבודה ולנוח בזמן המנוחה.

ראשית, אם בכלל אפשרי, השתמשו במחשב העסקי שלכם לעבודה ובמחשב הפרטי שלכם לבידור (משחקים, סרטים, מדיה חברתית). זה יאפשר לכם להיכנס לסביבת העבודה כשאתם מתחילים לעבוד ו'לצאת מהמשרד' כשאתם מסיימים. יהיו לכם פחות הסחות דעת במהלך העבודה, וללא הודעות דואר אלקטרוני עסקיות או התראות מתקשורת בעת הרפיה. זה גם עוזר למוח שלכם להיכנס למצב הנכון. תפסיקו לשייך סרטונים מצחיקים למחשב הנייד העסקי שלכם או לענות לדואר אלקטרוני בישיבה על הספה עם כוס בירה ביד.

ללא מחשבים נפרדים – אין בעיה!

צרו שני משתמשים שונים, הגדירו טפטים שונים לכל משתמש, צרו קיצורי דרך הקשורים לעבודה עבור אחד מהם וקיצורי דרך הקשורים לבידור עבור האחר. תמיד התחברו לסביבת העבודה שלכם כאשר אתם מתחילים לעבוד והתנתקו כאשר אתם מסיימים את העבודה.

דבר נוסף הוא, שלמרות שזה עשוי להיות מפתה מאוד, אל תתחילו את העבודה ברגע שאתם פוקחים עיניים בבוקר. אכלו ארוחת בוקר הרחק מהמחשב, עשו את מה שאתם בדרך כלל עושים בבוקר, סדרו את המרחב שלכם והתחילו לעבוד בלי משימות בוקר בראש.

ברגע שאתם מתחילים לעבוד, תחמו את שעות העבודה שלכם בזמן. זה יעזור שלא להאריך את המעורבות העסקית שלכם לאורך זמן ולהנהיג מידה של משמעת, כך שלא תוסחו במהלך היום: לא, לא תוכלו לסיים זאת מאוחר יותר בערב. בערב, אתם מחוץ למשרד (הביתי), אז עשו זאת עכשיו.

בסיום יום העבודה, כבו את כל ההתראות הקשורות לעבודה בטלפון הנייד. לא משנה עד כמה אתם מיומנים במחשב, הבוגד הקטן הזה יודיע לכם על הודעות דואר אלקטרוני חדשות או הודעות באפליקציות תקשורת. אל תתנו לו להפוך למשרד הכיס שלכם בזמן הפנוי — עליכם למלא מחדש את המצברים, ואם לא הסכמתם להיות זמינים בשעות ארוכות יותר, זה הזמן שלכם!

לבסוף, כשאתה מסיים את העבודה, עזוב את חלל המשרד. כבה את מחשב העבודה או החלף משתמש. שב באזור אחר, או אם זה לא אפשרי, עשה משהו שיבדיל את הזמן הזה משמונה השעות האחרונות. עזוב את המשרד לפחות מנטלית ואל תחזור עד מחר.

מיקוד במיקוד, שום דבר אחר לא חשוב

האם הזכרתי את המיקוד? לאחר התקשורת, זהו, לדעתי, האתגר הגדול ביותר בעבודה מהבית. אם פיניתם את סביבת העבודה שלכם, והפרדתם את סביבת העבודה שלכם מהאזור הפרטי שלכם, ואתם עדיין מתקשים להישאר על המשימה ולדחוף אותה קדימה, נסו לתחום את המשימות שלכם בזמן.

זוהי פרקטיקה טובה לעשות זאת בכל מקרה, אך היא מועילה במיוחד כאשר עובדים מהבית. הגבלת זמן מעניקה את הדחיפה הנוספת, את תחושת השגת המטרה, את המוטיבציה הפנימית שלא להיסח דעת בקלות ולהשיג את מה שתכננתם לספק בתקופה מסוימת.

'אני חי!' – להישאר נראים כחברי צוות

אם כל הצוות עובד מרחוק, חשוב מתמיד להיות באותו ראש, במיוחד בכל הנוגע לכללים שכל הצוות פועל לפיהם.

הסכימו על timeboxing כאשר כולם עובדים. אין צורך שלכל הצוות יהיו שעות עבודה זהות, אך ידיעת הזמן שבו כולם מחוברים מועילה ביותר כדי שלא יידחו משימות בשל היעדר תקשורת.

דונו עם הצוות מהו ערוץ התקשורת הטוב ביותר והגדירו אותו כערוץ הרשמי.

החלפת מידע כאשר רובו יהיה כתוב היא חשובה, ומקור מידע יחיד, ולא פיצול בין ערוצים רבים, יקל greatly על החלפה זו.

לא אוכל להדגיש מספיק עד כמה חיונית התקשורת בניהול פרויקטים מרחוק. אם אתם חושבים שאתם מתקשרים מספיק, תקשרו עוד קצת!

אמצו הרגל לעדכן את כולם כאשר אתם מתחילים לעבוד ומתי אתם מסיימים. וצפו לאותו דבר משאר הצוות.

צריכים הפסקה כדי ללכת לרופא? עדכנו את הצוות שלכם. מבשלים ארוחה? שלחו להם הודעה כדי שיידעו מדוע יצאתם. יוצאים לאסוף את ילדכם מבית הספר? אתם כבר יודעים מה לעשות. זכרו שבדרך כלל, צוות הפרויקט שלכם אינו הצוות היחיד שאתם שייכים אליו, לכן עדכנו גם את המנהלים הישירים שלכם ואנשים אחרים, אלא אם כן הם ביקשו מכם שלא לעשות זאת.

אחד הדברים המעצבנים ביותר הוא לשלוח הודעה ולא לדעת אם היא נקראה או לא. זהו נוהג טוב מאוד להשיב תמיד לכל הודעה שאתם מקבלים. אם אינכם יכולים לטפל בנושא מיד, השיבו באישור שכבר התחלתם לעבוד עליו.

אם אתם עסוקים באותו רגע, רק הודיעו לאחרים שקיבלתם את ההודעה ומתי תוכלו לטפל בנושא. כדאי להסכים על גישה כזו בקרב כל הצוות. זה יעזור לכם, כמנהלי פרויקטים, לא להיתקע בריק של מידע שגוי.

שינוי הסטטוס בתקשורת שבחרתם הוא כלי פשוט מאוד ולא מוערך מספיק, אך בימינו אני יכול לראות כמה כוח יש לו. הידיעה שההודעה שכתבתי כנראה לא תקבל תגובה כי מישהו נמצא בפגישה או רחוק מהמחשב מספקת בהירות ושקט נפשי מאחר שאיני צריך לנחש. עודדו את הצוות שלכם תמיד לעדכן את סטטוס התקשורת שלהם, וכן – היו הדוגמה! אם אינכם יכולים לעמוד בכללים מסוימים, סביר להניח שהצוות גם לא יעמוד בהם.

אם אפשרי, החליפו מספרי טלפון בתוך הצוות שלכם – לפעמים אנחנו צריכים לפעול במהירות, ובמקרה של היעדר תגובה באפליקציית התקשורת, זה עשוי לחסוך זמן רב ועצבים.

לסיכום

יש לקוות, שבינתיים אתם כבר יודעים עד כמה חשובה תקשורת טובה בין חברי הצוות ומדוע היערכות נכונה להצלחה היא הצעד הראשון בדרך להיות מנהל פרויקט פרודוקטיבי.

כפי שציינתי לעיל, זהו חלק 1 בסדרת ניהול פרויקטים מרחוק. חלק 2 בקרוב!

שאלות נפוצות