Le guide du chef de projet pour une gestion de projet à distance efficace
Travailler dans l'informatique, c'est formidable. Les opportunités de carrière sont nombreuses et la rémunération est correcte. De plus, si vous disposez d'un accès à Internet, le travail à distance vous permet detravail depuis n'importe où: une confortable maison en bois dans les montagnes, un bateau au large de la Crète ou une plage à Hawaï…
Bienvenue chez vous – les coulisses de la gestion de projet à distance
Et donc, je vous écris, confiné dans mon appartement alors que le confinement lié à la Covid-19 entre dans sa 8e semaine. Est-ce amusant ? Pas nécessairement. Est-ce que je me plains ? Non.
Well… Maybe sometimes. But then I quickly remind myself that I am one of the lucky ones. I have a job, my company switched to working from home immediately without any complications, and each of the team members has experience with remote work. The first week was cool, the second – a little challenging, but it’s going to be 2 months soon and this, I must say, is a totally different kind of animal.
I do realise that for some of you it might be your everyday reality but for most of us having the whole team working remotely is something we needed to adjust to. As a project manager, it was my duty to make sure the team doesn’t decrease productivity and that we stay in touch. Since this is the journey we’ve successfully completed, I would like to share how we managed to stay on track with the project while facing this new challenge of not sharing a workspace.
Veuillez noter que cet article est la partie 1 d'une série plus longue sur la gestion de projet à distance que je publierai sur le blog de Spyrosoft.
Le home office est – vous l'aurez deviné – à la maison. Mais cela reste un bureau
The first thing you can do to boost your productivity when working from home is to set up your workplace. Try to remove distractors from your sight (distraction is bad, MKAAAY?), close your social media, turn off the TV, clean your desk. It sounds really simple, yet it is quite common to forget that creating a space associated purely with your work is essential if you want to avoid problems with your focus and separate work time from downtime.
« Is this the real life? Is this just fantasy? » ou l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée
I don’t’ know about you, but I’ve noticed that right at the beginning of my working-from-home journey, I used to pepper my daily activities with some household duties. And then, at the end of the day, I would realise that I still needed to work a little longer to complete my 8 hours working day. This is how for the first few days; I stayed tied to my computer from 8am to 8pm and my spare time was becoming a fantasy.
Comment l'ai-je combattu ?
Je sais désormais une chose avec certitude. Il est important de fixer des limites entre la vie privée et la vie professionnelle pour être productif en travaillant et pour se reposer pendant le repos.
First, if at all possible, use your business computer to work and private computer for fun (gaming, movies, social media). That will allow you to enter the work environment when you start working and to ‘leave the office’ when finishing. You will have less distractions during work, and no business emails, no communicator notifications when relaxing. It also helps your brain to get into the right mode. You will stop associating funny videos with your business laptop or answering emails sitting on the couch with a pint in your hand.
Pas d'ordinateurs séparés – aucun problème !
Créez deux utilisateurs différents, définissez des fonds d'écran différents pour chaque utilisateur, créez des raccourcis liés au travail pour l'un d'eux et des raccourcis liés aux loisirs pour l'autre. Connectez-vous toujours à votre environnement de travail lorsque vous commencez à travailler et déconnectez-vous lorsque vous avez terminé.
Autre chose : même si cela peut être très tentant, ne commencez pas votre travail dès que vous ouvrez les yeux le matin. Prenez votre petit-déjeuner loin de l'ordinateur, faites ce que vous faites habituellement le matin, rangez votre espace et commencez à travailler sans avoir de tâches matinales en tête.
As soon as you start working, timebox your working hours. That will help not to extend your business involvement overtime and to introduce some discipline, so you won’t to get distracted during the day: no, you won’t be able to finish that later in the evening. In the evening you are out of (home)office, so get it done now.
When finishing work, turn off all work-related notifications on your mobile phone. Regardless of how good you might be with your computer; this little traitor will let you know about new emails or messages on communicators. Don’t let it be your pocket office in your spare time, you need to recharge your batteries and unless you agree to be reachable during longer hours – it’s your time!
Finally, when you’re done with work, leave the office space. Turn off your business computer or change the user. Sit in a different area or if that’s not possible – make something that will distinguish this time from the last 8 hours. Leave your office at least mentally and don’t come back until tomorrow.
Se concentrer sur la concentration, rien d'autre n'importe
Have I mentioned focusing? After communication, this is, in my opinion, the biggest challenge while working at home. If you cleared your workplace, of you have your working environment separated from your private area and you are still having trouble staying on the task and pushing it forward, try timeboxing your tasks.
C'est une bonne pratique de le faire de toute façon, mais cela s'avère extrêmement utile lorsque l'on travaille depuis chez soi. Une limite de temps procure ce surplus d'élan, le sentiment d'atteindre un objectif, une motivation intérieure pour ne pas se laisser facilement distraire et pour réaliser ce que l'on avait prévu de livrer dans une période donnée.
« Je suis vivant ! » – rester visible en tant que membre d'une équipe
Si toute l'équipe travaille à distance, il est plus crucial que jamais d'être sur la même longueur d'onde, en particulier en ce qui concerne les règles que toute l'équipe suit.
Acceptez le timeboxing lorsque tout le monde travaille. L'ensemble de l'équipe n'a pas besoin d'avoir les mêmes horaires de travail, mais connaître le moment où tout le monde est en ligne est extrêmement utile pour éviter que des tâches soient reportées en raison d'un manque de communication.
Discutez avec l'équipe du meilleur canal de communication possible et définissez-le comme canal officiel.
L'échange d'informations, lorsque l'essentiel sera écrit, est important, et cette source unique d'information, plutôt qu'une répartition entre de nombreux canaux, rendra cet échange bien plus simple.
Je ne saurais trop insister sur l'importance cruciale de la communication dans la gestion de projet à distance. Si vous pensez communiquer suffisamment, alors communiquez encore plus !
Prenez l'habitude de prévenir tout le monde lorsque vous commencez à travailler et lorsque vous terminez. Et attendez la même chose du reste de l'équipe.
Need to have a break to see a doctor? Let your team know. Cooking a meal? Message them so they know why you’ve left. Leaving to pick up your child from school? You already know what to do. Keep in mind that usually, your project team is not the only team you belong to, so keep your line managers and other people in loop too unless they ask you not to do that.
One of the most annoying things is sending a message and not knowing if it is read or not. It is very good practice to always answer to every message you receive. If you can’t take care of the issue right away, answer with the confirmation that you’ve already started working on it.
If you are busy at that moment – just let others know you’ve received the message and when you can take care of that issue. It’s good to agree on such an approach among the whole team. It will help you – as a project manager – to not get stuck in the void of misinformation.
Changing the status on the communicator of your choice is a very simple and underrated tool, but these days, I can see how much power it has. Knowing that the message I wrote probably will not get replied to because someone is in a meeting or away from the computer provides clarity and peace of mind since I don’t need to guess. Encourage your team to always keep their communicator status up to date, and yes – be the example! If you cannot follow certain rules the team is unlikely to follow them either.
Si possible, échangez vos numéros de téléphone au sein de votre équipe – parfois nous devons agir rapidement et, en l'absence de réponse sur le communicateur, cela peut faire gagner beaucoup de temps, et vous éviter bien des soucis.
En conclusion
Vous savez désormais, je l'espère, combien une bonne communication au sein de l'équipe est importante, et pourquoi se préparer à réussir constitue la première étape pour devenir un chef de projet productif.
Comme je l'ai mentionné ci-dessus, il s'agit de la partie 1 de la série sur la gestion de projet à distance. La partie 2 arrive bientôt !
Remote project management involves planning, coordinating, and delivering projects with teams working from different locations. It relies on clear communication, digital collaboration tools, and well-defined processes to keep work organised and aligned.
Les défis courants incluent les lacunes de communication, les différences de fuseaux horaires et une visibilité limitée sur le travail quotidien. Sans processus structurés et mises à jour régulières, il peut être plus difficile de maintenir l'alignement et de suivre l'avancement du projet.
Des réunions régulières, une documentation transparente et des outils de collaboration partagés aident les équipes à rester connectées. Des canaux de communication clairs et des mises à jour régulières garantissent que chacun comprend les priorités et l'état d'avancement du projet.
Les plateformes de gestion de projet, les outils de communication et les systèmes de contrôle de version jouent un rôle clé. Ces outils aident les équipes à organiser les tâches, à partager l'information, à suivre l'avancement et à collaborer efficacement quel que soit le lieu.
Des objectifs clairs, des responsabilités définies et des résultats mesurables contribuent à maintenir la productivité. Les équipes bénéficient également de flux de travail structurés, de pratiques agiles et de cycles de retour d'information réguliers.
La collaboration à distance repose sur la confiance mutuelle et une communication ouverte. Lorsque les équipes partagent ouvertement les informations et assument la responsabilité de leurs tâches, il devient plus facile de coordonner le travail et de mener les projets à bien.
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