Le guide du chef de projet pour une gestion de projet à distance efficace

Travailler dans l'IT, c'est formidable. Il y a de nombreuses opportunités de carrière et la rémunération est correcte. De plus, si vous avez accès à Internet, le travail à distance vous permet de travailler de n'importe où : une cosy maison en bois dans les montagnes, un bateau au large de la Crète ou une plage à Hawaï…

Bienvenue chez vous – les coulisses de la gestion de projet à distance

Et donc, je vous écris, confiné dans mon appartement alors que le confinement lié à la Covid-19 entre dans sa 8e semaine. Est-ce amusant ? Pas nécessairement. Est-ce que je me plains ? Non.

Eh bien… Peut-être parfois. Mais je me rappelle rapidement que je fais partie des chanceux. J'ai un emploi, mon entreprise est passée au télétravail immédiatement et sans aucune complication, et chaque membre de l'équipe a de l'expérience en matière de travail à distance. La première semaine a été agréable, la deuxième un peu plus difficile, mais cela fera bientôt deux mois, et je dois dire que c'est une toute autre paire de manches.

Je réalise bien que pour certains d'entre vous, cela peut être une réalité quotidienne, mais pour la plupart d'entre nous, faire travailler toute l'équipe à distance est quelque chose auquel nous avons dû nous adapter. En tant que chef de projet, il était de mon devoir de veiller à ce que l'équipe ne diminue pas sa productivité et à ce que nous restions en contact. Comme c'est un parcours que nous avons mené à bien, je souhaite partager comment nous avons réussi à rester dans les temps sur le projet tout en faisant face à ce nouveau défi de ne pas partager un espace de travail.

Veuillez noter que cet article est la partie 1 d'une série plus longue sur la gestion de projet à distance que je publierai sur le blog de Spyrosoft.

Le home office est – vous l'aurez deviné – à la maison. Mais cela reste un bureau

La première chose que vous pouvez faire pour augmenter votre productivité lorsque vous travaillez depuis chez vous est d'aménager votre espace de travail. Essayez d'éliminer les sources de distraction de votre champ de vision (la distraction, c'est mauvais, MKAAAY ?), fermez vos réseaux sociaux, éteignez la télévision et rangez votre bureau. Cela semble très simple, et pourtant il est assez courant d'oublier que créer un espace associé purement à votre travail est essentiel si vous voulez éviter les problèmes de concentration et séparer le temps de travail du temps libre.

« Is this the real life? Is this just fantasy? » ou l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée

Je ne sais pas pour vous, mais j'ai remarqué qu'au tout début de mon parcours en télétravail, j'avais l'habitude d'éparpiller mes activités quotidiennes avec quelques tâches ménagères. Et puis, à la fin de la journée, je réalisais que je devais encore travailler un peu plus longtemps pour compléter ma journée de travail de 8 heures. C'est ainsi que, pendant les premiers jours, je suis resté attaché à mon ordinateur de 8 h à 20 h, et mon temps libre devenait une chimère.

Comment l'ai-je combattu ?

Je sais désormais une chose avec certitude. Il est important de fixer des limites entre la vie privée et la vie professionnelle pour être productif en travaillant et pour se reposer pendant le repos.

Premièrement, si possible, utilisez votre ordinateur professionnel pour travailler et votre ordinateur personnel pour vous divertir (jeux, films, réseaux sociaux). Cela vous permettra d'entrer dans l'environnement de travail lorsque vous commencez à travailler et de « quitter le bureau » lorsque vous avez terminé. Vous aurez moins de distractions pendant le travail, et aucune notification d'e-mail professionnel ni de messagerie lorsque vous vous détendez. Cela aide également votre cerveau à se mettre dans le bon mode. Vous cesserez d'associer les vidéos amusantes à votre ordinateur portable professionnel ou de répondre à des e-mails assis sur le canapé avec une bière à la main.

Pas d'ordinateurs séparés – aucun problème !

Créez deux utilisateurs différents, définissez des fonds d'écran différents pour chaque utilisateur, créez des raccourcis liés au travail pour l'un d'eux et des raccourcis liés aux loisirs pour l'autre. Connectez-vous toujours à votre environnement de travail lorsque vous commencez à travailler et déconnectez-vous lorsque vous avez terminé.

Autre chose : même si cela peut être très tentant, ne commencez pas votre travail dès que vous ouvrez les yeux le matin. Prenez votre petit-déjeuner loin de l'ordinateur, faites ce que vous faites habituellement le matin, rangez votre espace et commencez à travailler sans avoir de tâches matinales en tête.

Dès que vous commencez à travailler, limitez vos heures de travail dans le temps. Cela vous aidera à ne pas étendre votre engagement professionnel dans la durée et à instaurer une certaine discipline, afin que vous ne soyez pas distrait pendant la journée : non, vous ne pourrez pas terminer cela plus tard dans la soirée. Le soir, vous avez quitté le bureau (à domicile), alors faites-le maintenant.

Lorsque vous terminez votre travail, désactivez toutes les notifications liées au travail sur votre téléphone portable. Peu importe votre aisance avec l'informatique, ce petit traître vous informera des nouveaux e-mails ou messages sur les messageries. Ne laissez pas votre téléphone devenir votre bureau de poche pendant votre temps libre : vous devez recharger vos batteries et, à moins que vous n'acceptiez d'être joignable pendant des horaires prolongés, c'est votre temps !

Enfin, lorsque vous avez terminé votre travail, quittez l'espace de bureau. Éteignez votre ordinateur professionnel ou changez d'utilisateur. Installez-vous dans un autre espace ou, si cela n'est pas possible, faites quelque chose qui distinguera ce moment des 8 dernières heures. Quittez votre bureau au moins mentalement et ne revenez pas avant demain.

Se concentrer sur la concentration, rien d'autre n'importe

Ai-je mentionné la concentration ? Après la communication, c'est, à mon avis, le plus grand défi lorsque l'on travaille à domicile. Si vous avez rangé votre espace de travail, que vous avez séparé votre environnement professionnel de votre espace privé, et que vous avez toujours du mal à rester sur la tâche et à la faire avancer, essayez de limiter vos tâches dans le temps.

C'est une bonne pratique de le faire de toute façon, mais cela s'avère extrêmement utile lorsque l'on travaille depuis chez soi. Une limite de temps procure ce surplus d'élan, le sentiment d'atteindre un objectif, une motivation intérieure pour ne pas se laisser facilement distraire et pour réaliser ce que l'on avait prévu de livrer dans une période donnée.

« Je suis vivant ! » – rester visible en tant que membre d'une équipe

Si toute l'équipe travaille à distance, il est plus crucial que jamais d'être sur la même longueur d'onde, en particulier en ce qui concerne les règles que l'ensemble de l'équipe suit.

Acceptez le timeboxing lorsque tout le monde travaille. L'ensemble de l'équipe n'a pas besoin d'avoir les mêmes horaires de travail, mais connaître le moment où tout le monde est en ligne est extrêmement utile pour éviter que des tâches soient reportées en raison d'un manque de communication.

Discutez avec l'équipe du meilleur canal de communication possible et définissez-le comme canal officiel.

L'échange d'informations lorsque la majeure partie sera écrite est important, et cette source unique d'information, plutôt que la répartition entre de nombreux canaux, rendra cet échange bien plus simple.

Je ne saurais trop insister sur l'importance cruciale de la communication dans la gestion de projet à distance. Si vous pensez communiquer suffisamment, alors communiquez encore plus !

Prenez l'habitude de prévenir tout le monde lorsque vous commencez à travailler et lorsque vous terminez. Et attendez la même chose du reste de l'équipe.

Besoin de faire une pause pour consulter un médecin ? Informez votre équipe. Vous préparez un repas ? Envoyez-leur un message pour qu'ils sachent pourquoi vous vous êtes absenté. Vous partez chercher votre enfant à l'école ? Vous savez déjà quoi faire. Gardez à l'esprit que votre équipe projet n'est généralement pas la seule équipe à laquelle vous appartenez ; tenez donc également informés vos responsables hiérarchiques et les autres personnes concernées, sauf s'ils vous demandent de ne pas le faire.

L'une des choses les plus frustrantes est d'envoyer un message sans savoir s'il a été lu ou non. C'est une très bonne pratique de toujours répondre à chaque message que vous recevez. Si vous ne pouvez pas traiter le problème immédiatement, répondez en confirmant que vous avez déjà commencé à y travailler.

Si vous êtes occupé à ce moment-là, informez simplement les autres que vous avez reçu le message et quand vous pourrez vous occuper de ce problème. Il est bon de convenir d'une telle approche au sein de toute l'équipe. Cela vous aidera, en tant que chef de projet, à ne pas vous perdre dans le vide de la désinformation.

Changer le statut sur le communicateur de votre choix est un outil très simple et sous-estimé, mais aujourd'hui, je constate à quel point il est puissant. Savoir que le message que j'ai écrit ne recevra probablement pas de réponse parce que quelqu'un est en réunion ou loin de son ordinateur apporte clarté et tranquillité d'esprit, car je n'ai pas besoin de deviner. Encouragez votre équipe à toujours tenir à jour son statut sur le communicateur, et oui – soyez l'exemple ! Si vous ne respectez pas certaines règles, il est peu probable que l'équipe les respecte non plus.

Si possible, échangez les numéros de téléphone au sein de votre équipe – il nous arrive parfois de devoir agir rapidement, et en l'absence de réponse sur la messagerie, cela peut vous faire gagner beaucoup de temps et vous éviter bien des tracas.

En conclusion

Nous espérons qu'à présent, vous comprenez l'importance d'une bonne communication au sein de l'équipe et pourquoi se préparer à réussir constitue la première étape pour devenir un chef de projet productif.

Comme je l'ai mentionné ci-dessus, il s'agit de la partie 1 de la série sur la gestion de projet à distance. La partie 2 arrive bientôt !

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