دليل مدير المشروع لإدارة المشاريع عن بُعد بكفاءة

العمل في مجال تكنولوجيا المعلومات رائع. فهناك الكثير من الفرص المهنية، والراتب جيد. علاوة على ذلك، إذا كان لديك اتصال بالإنترنت، فإن العمل عن بُعد يتيح لك العمل من أي مكان: منزل خشبي مريح في الجبال، أو قارب على الساحل الكريتي، أو شاطئ في هاواي…

أهلاً بك في المنزل – كواليس إدارة المشاريع عن بُعد

وهكذا، أكتب إليكم وأنا محتجز في شقتي مع دخول الإغلاق المرتبط بكوفيد-19 أسبوعه الثامن. هل الأمر ممتع؟ ليس بالضرورة. هل أشتكي؟ لا.

حسنًا… ربما في بعض الأحيان. لكنني سرعان ما أذكّر نفسي بأنني واحدة من المحظوظين. لديّ وظيفة، وقد انتقلت شركتي إلى العمل من المنزل فورًا ودون أي تعقيدات، كما يمتلك كل عضو في الفريق خبرة في العمل عن بُعد. كان الأسبوع الأول رائعًا، والثاني – صعبًا بعض الشيء، لكنها ستصبح قريبًا شهرين، وهذا، كما يجب أن أقول، أمر مختلف تمامًا.

أدرك تمامًا أن هذا قد يكون الواقع اليومي لبعضكم، لكن بالنسبة لمعظمنا، كان عمل الفريق بأكمله عن بُعد أمرًا احتجنا إلى التكيف معه. وبصفتي مدير مشروع، كان من واجبي التأكد من عدم انخفاض إنتاجية الفريق ومن بقائنا على تواصل. وبما أننا أكملنا هذه الرحلة بنجاح، أود أن أشارك كيف تمكنا من البقاء على المسار الصحيح في المشروع في مواجهة هذا التحدي الجديد المتمثل في عدم مشاركة مساحة عمل واحدة.

يرجى ملاحظة أن هذه المقالة هي الجزء الأول من سلسلة أطول حول إدارة المشاريع عن بُعد سأنشرها على مدونة Spyrosoft.

المكتب المنزلي هو – كما توقعت – في المنزل. لكنه مع ذلك مكتب

أول شيء يمكنك القيام به لتعزيز إنتاجيتك عند العمل من المنزل هو تهيئة مكان عملك. حاول إبعاد المشتتات عن مجال رؤيتك (التشتت أمر سيئ، مفهوم؟)، وأغلق وسائل التواصل الاجتماعي، وأطفئ التلفاز، ونظّف مكتبك. يبدو الأمر بسيطًا للغاية، ومع ذلك من الشائع جدًا نسيان أن إنشاء مساحة مرتبطة بالعمل حصريًا أمر ضروري إذا أردت تجنب مشكلات التركيز وفصل وقت العمل عن وقت الراحة.

«هل هذه هي الحياة الحقيقية؟ أم أنها مجرد خيال؟» أو ما يُعرف بالتوازن بين العمل والحياة

لا أعرف عنكم، لكنني لاحظت أنه في بداية تجربتي مع العمل من المنزل، كنت أملأ أنشطتي اليومية ببعض الأعمال المنزلية. ثم في نهاية اليوم، كنت أدرك أنني ما زلت بحاجة إلى العمل لفترة أطول لإكمال يوم عملي المكوّن من 8 ساعات. وهكذا، في الأيام الأولى، بقيت مرتبطًا بجهاز الكمبيوتر من الساعة 8 صباحًا حتى 8 مساءً، وأصبح وقت فراغي ضربًا من الخيال.

كيف واجهتها؟

أعرف الآن شيئاً واحداً على وجه اليقين. من المهم وضع حدود بين الحياة الخاصة والحياة المهنية لتكون منتجاً أثناء العمل وترتاح أثناء الراحة.

أولًا، إن أمكن على الإطلاق، استخدم حاسوب العمل للعمل وحاسوبك الخاص للترفيه (الألعاب، الأفلام، وسائل التواصل الاجتماعي). سيتيح لك ذلك الدخول إلى بيئة العمل عند بدء العمل و"مغادرة المكتب" عند الانتهاء. سيكون لديك مشتتات أقل أثناء العمل، ولن تصلك رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل ولا إشعارات تطبيقات التواصل عند الاسترخاء. كما يساعد ذلك دماغك على الدخول في الوضع الصحيح. ستتوقف عن ربط مقاطع الفيديو المضحكة بحاسوب العمل المحمول أو الرد على رسائل البريد الإلكتروني أثناء الجلوس على الأريكة وبيدك كوب من الجعة.

لا حاجة لأجهزة كمبيوتر منفصلة – لا مشكلة!

أنشئ مستخدمين مختلفين، واضبط خلفيات مختلفة لكل مستخدم، وأنشئ اختصارات متعلقة بالعمل لأحدهما واختصارات متعلقة بالترفيه للآخر. سجّل الدخول دائماً إلى بيئة عملك عند بدء العمل وسجّل الخروج عند الانتهاء من العمل.

أمر آخر هو أنه، على الرغم من أنه قد يكون مغريًا للغاية، لا تبدأ عملك بمجرد أن تفتح عينيك في الصباح. تناول الإفطار بعيدًا عن الكمبيوتر، وافعل كل ما تفعله عادةً في الصباح، ونظّف مساحتك وابدأ العمل دون أي مهام صباحية في ذهنك.

بمجرد أن تبدأ العمل، حدد ساعات عملك بإطار زمني. سيساعدك ذلك على عدم تمديد ارتباطك بالعمل بمرور الوقت وعلى إدخال بعض الانضباط، حتى لا تتشتت خلال النهار: لا، لن تتمكن من إنهاء ذلك لاحقاً في المساء. في المساء، أنت خارج المكتب (المنزلي)، لذا أنجز العمل الآن.

عند الانتهاء من العمل، أوقف جميع الإشعارات المتعلقة بالعمل على هاتفك المحمول. بغض النظر عن مدى براعتك في استخدام الحاسوب، سيقوم هذا الخائن الصغير بإبلاغك بالرسائل الإلكترونية أو الرسائل الجديدة على تطبيقات التواصل. لا تدعه يكون مكتبك الجيبي في وقت فراغك، فأنت بحاجة إلى إعادة شحن طاقتك، وما لم توافق على أن تكون متاحًا خلال ساعات أطول، فهو وقتك الخاص!

أخيراً، عندما تنتهي من العمل، اترك مساحة المكتب. أطفئ حاسوب العمل أو بدّل المستخدم. اجلس في منطقة مختلفة، أو إذا لم يكن ذلك ممكناً، افعل شيئاً يميّز هذا الوقت عن الساعات الثماني الماضية. اترك مكتبك ذهنياً على الأقل ولا تعد حتى الغد.

التركيز على التركيز، لا شيء آخر يهم

هل ذكرت التركيز؟ بعد التواصل، هذا في رأيي أكبر تحدٍ عند العمل من المنزل. إذا كنت قد رتبت مكان عملك، وفصلت بيئة عملك عن منطقتك الخاصة، وما زلت تواجه صعوبة في البقاء على المهمة ودفعها إلى الأمام، فجرّب تحديد إطار زمني لمهامك.

من الممارسات الجيدة القيام بذلك على أي حال، لكنه يكون مفيدًا للغاية عند العمل من المنزل. يمنح الحد الزمني دفعة إضافية، والإحساس بتحقيق هدف، ودافعًا داخليًا لعدم التشتت بسهولة ولإنجاز ما خططت لتسليمه في فترة معينة.

«أنا على قيد الحياة!» – الحفاظ على حضورك كعضو في الفريق

إذا كان الفريق بأكمله يعمل عن بُعد، يصبح التوافق أكثر أهمية من أي وقت مضى، لا سيما فيما يتعلق بالقواعد التي يتبعها الفريق بأكمله.

الموافقة على تحديد الإطار الزمني (timeboxing) عندما يعمل الجميع. لا يحتاج الفريق بأكمله إلى العمل في الساعات نفسها، ومع ذلك فإن معرفة الوقت الذي يكون فيه الجميع متصلين مفيدة للغاية لتجنب تأجيل المهام بسبب نقص التواصل.

ناقش مع الفريق ما قد يكون أفضل قناة تواصل واعتمدها كقناة رسمية.

يُعد تبادل المعلومات أمرًا مهمًا عندما يكون معظمها مكتوبًا، كما أن وجود مصدر واحد للمعلومات، بدلًا من تقسيمها بين قنوات متعددة، سيجعل هذا التبادل أسهل بكثير.

لا أستطيع التأكيد بما فيه الكفاية على مدى أهمية التواصل في إدارة المشاريع عن بُعد. إذا كنت تعتقد أنك تتواصل بما يكفي، فتواصل أكثر!

اجعل من عادتك إخبار الجميع عندما تبدأ العمل وعندما تنتهي منه. وتوقع الشيء نفسه من بقية الفريق.

هل تحتاج إلى استراحة لزيارة الطبيب؟ أبلغ فريقك بذلك. هل تعدّ وجبة طعام؟ أرسل لهم رسالة لي know لماذا غادرت. هل تغادر لاصطحاب طفلك من المدرسة؟ أنت تعرف بالفعل ما عليك فعله. ضع في اعتبارك أن فريق مشروعك ليس عادةً الفريق الوحيد الذي تنتمي إليه، لذا أبقِ مديريك المباشرين والأشخاص الآخرين على اطلاع أيضًا، إلا إذا طلبوا منك عدم القيام بذلك.

من أكثر الأمور إزعاجًا إرسال رسالة وعدم معرفة ما إذا تمت قراءتها أم لا. من الممارسات الجيدة جدًا الرد دائمًا على كل رسالة تستقبلها. إذا لم تتمكن من معالجة الأمر على الفور، فأجب بتأكيد أنك بدأت بالفعل العمل عليه.

إذا كنت مشغولاً في تلك اللحظة، فأخبر الآخرين فقط بأنك استلمت الرسالة ومتى يمكنك معالجة تلك المسألة. من الجيد الاتفاق على هذا النهج بين الفريق بأكمله. سيساعدك ذلك، كمدير مشروع، على ألا تعلق في فراغ المعلومات المضللة.

تغيير الحالة على أداة التواصل التي تختارها هو أداة بسيطة للغاية ويُقلل من تقديرها، لكنني أرى اليوم مقدار قوتها. فمعرفة أن الرسالة التي كتبتها على الأرجح لن يتم الرد عليها لأن شخصًا ما في اجتماع أو بعيد عن الحاسوب تمنح الوضوح وراحة البال لأنني لا أحتاج إلى التخمين. شجّع فريقك على إبقاء حالة أداة التواصل محدثة دائمًا، ونعم – كن القدوة! فإذا لم تستطع اتباع قواعد معينة، فمن غير المرجح أن يتبعها الفريق أيضًا.

إذا أمكن، تبادلوا أرقام الهواتف داخل فريقكم – أحيانًا نحتاج إلى التصرف بسرعة، وفي حالة عدم تلقي رد على أداة التواصل، قد يوفر ذلك الكثير من الوقت والأعصاب.

الخاتمة

نأمل أن تكون الآن على دراية بأهمية التواصل الجيد بين أعضاء الفريق، ولماذا يُعدّ تهيئة نفسك للنجاح الخطوة الأولى نحو أن تصبح مدير مشروع منتجًا.

كما ذكرت أعلاه، هذا هو الجزء الأول من سلسلة إدارة المشاريع عن بُعد. الجزء الثاني قادم قريباً!

الأسئلة الشائعة